「英語の電話がかかってきた！」そんな瞬間、心臓がドキドキした経験はありませんか？

メールやチャットと違い、電話は相手の顔が見えず、考える時間もありません。さらに、聞き取りづらい音質や相手の訛りなど、難易度が高いコミュニケーション手段です。

でも安心してください。英語の電話対応には「決まった型」があります。基本的なフレーズとパターンを覚えておけば、突然の英語電話にも落ち着いて対応できるようになります。

この記事では、電話を受ける場面からかける場面まで、ビジネスで使える実践的な英語表現を詳しく解説します。

電話を受ける時の基本フレーズ

電話を受ける際の最初の挨拶は、会社の第一印象を決める重要な瞬間です。

電話に出る第一声

Good morning, ABC Company. This is Taro speaking. How may I help you? （おはようございます、ABC社です。太郎が承ります。ご用件をお伺いできますか？）

Thank you for calling ABC Company. This is Taro. How can I assist you today? （ABC社にお電話いただきありがとうございます。太郎です。本日はどのようなご用件でしょうか？）

ABC Company, Taro speaking. （ABC社、太郎です）

Hello, this is the Sales Department. May I help you? （こんにちは、営業部です。ご用件をお伺いできますか？）

相手の名前を確認する

May I have your name, please? （お名前をお伺いしてもよろしいですか？）

Who’s calling, please? （どちら様でしょうか？）

Could you tell me your name and company, please? （お名前と会社名を教えていただけますか？）

May I ask who’s speaking? （どなたとお話ししているかお伺いできますか？）

用件を確認する

How may I help you today? （本日はどのようなご用件でしょうか？）

What can I do for you? （どのようなご用件でしょうか？）

May I ask what this is regarding? （ご用件をお伺いできますか？）

How can I assist you? （どのようにお手伝いできますか？）

電話を取り次ぐ時の表現

担当者につなぐ際の定番フレーズをご紹介します。

電話を保留にする

Please hold for a moment. （少々お待ちください）

Could you hold the line, please? （そのままお待ちいただけますか？）

Let me put you on hold for a moment. （少しお待ちください）

One moment, please. I’ll transfer your call. （少々お待ちください。お電話をおつなぎします）

担当者につなぐ

I’ll transfer you to Mr. Tanaka. （田中におつなぎします）

Let me connect you to the person in charge. （担当者におつなぎします）

I’ll put you through to the sales department. （営業部におつなぎします）

Hold on, please. I’ll get him for you. （お待ちください。彼を呼んでまいります）

担当者が不在の時

I’m sorry, but Mr. Tanaka is not available right now. （申し訳ございませんが、田中は現在席を外しております）

He’s in a meeting at the moment. （彼は現在会議中です）

She’s out of the office today. （彼女は本日外出しております）

I’m afraid he’s on another line right now. （申し訳ございませんが、彼は別の電話に出ております）

伝言を受ける

Would you like to leave a message? （伝言を承りましょうか？）

May I take a message? （伝言をお預かりしましょうか？）

Can I have him call you back? （折り返しお電話させましょうか？）

Would you like him to return your call? （折り返しのお電話をご希望ですか？）

電話をかける時の基本フレーズ

こちらから電話をかける際の流れをご紹介します。

自己紹介と目的を伝える

Hello, this is Taro Yamada from ABC Company. （こんにちは、ABC社の山田太郎と申します）

Good afternoon. My name is Taro Yamada. I’m calling from ABC Company. （こんにちは。山田太郎と申します。ABC社からお電話しております）

Hi, this is Taro from ABC Company. I’m calling about the meeting tomorrow. （こんにちは、ABC社の太郎です。明日の会議の件でお電話しました）

This is Taro Yamada calling. Is Mr. Johnson available? （山田太郎と申します。ジョンソン様はいらっしゃいますか？）

担当者を呼び出す

May I speak to Mr. Johnson, please? （ジョンソン様とお話しできますか？）

Could I talk to Ms. Smith? （スミス様とお話しできますか？）

I’d like to speak with someone in the sales department. （営業部の方とお話ししたいのですが）

Is Mr. Tanaka in? （田中様はいらっしゃいますか？）

担当者が不在だった時

When would be a good time to call back? （いつお電話すればよろしいでしょうか？）

What time do you expect him back? （何時頃お戻りになりますか？）

Could you please ask him to call me back? （折り返しお電話いただけるようお伝えいただけますか？）

My number is 03-1234-5678. （私の電話番号は03-1234-5678です）

聞き取れない時の対処法

電話で最も困るのが「聞き取れない」時です。遠慮せずに聞き返しましょう。

聞き返す表現

I’m sorry, could you repeat that, please? （申し訳ございません、もう一度おっしゃっていただけますか？）

Pardon me? （恐れ入りますが、もう一度お願いします）

I’m sorry, I didn’t catch that. （すみません、聞き取れませんでした）

Could you say that again, please? （もう一度言っていただけますか？）

ゆっくり話してもらう

Could you speak a little more slowly, please? （もう少しゆっくり話していただけますか？）

I’m sorry, would you mind speaking more slowly? （すみません、もう少しゆっくり話していただけますか？）

つづりを確認する

Could you spell that for me? （つづりを教えていただけますか？）

How do you spell your name? （お名前のつづりを教えていただけますか？）

Was that B as in boy or D as in dog? （今のはBoyのBですか、それともDogのDですか？）

Let me confirm the spelling. Is it S-M-I-T-H? （つづりを確認させてください。S-M-I-T-Hですか？）

数字や情報を確認する

Let me confirm. Your number is 090-1234-5678? （確認させてください。お電話番号は090-1234-5678ですか？）

Just to make sure, that’s three hundred dollars, correct? （念のため確認ですが、300ドルですね？）

So the meeting is on March 15th at 2 PM? （つまり会議は3月15日の午後2時ですね？）

トラブル対応の英語表現

電話中に起こりがちなトラブルへの対応方法です。

音声が悪い時

I’m sorry, but the line is very bad. Can you hear me? （申し訳ございませんが、電話が聞こえにくいです。聞こえますか？）

The connection is poor. Let me call you back. （接続状態が悪いようです。かけ直させてください）

I think we have a bad connection. （電話の状態が悪いようです）

Could you call me back? The line is breaking up. （かけ直していただけますか？電話が途切れます）

間違い電話だった時

I’m sorry, but I think you have the wrong number. （申し訳ございませんが、番号をお間違えのようです）

This is ABC Company. What number were you trying to reach? （こちらはABC社です。どちらにおかけでしたか？）

There’s no one here by that name. （そのような名前の者はおりません）

担当者が長期不在の時

I’m afraid he’s on vacation until next week. （彼は来週まで休暇を取っております）

She’s away on a business trip. （彼女は出張中です）

He’ll be back in the office on Monday. （彼は月曜日にオフィスに戻ります）

Would you like to speak with someone else who can help you? （他に対応できる者と話していただけますか？）

ビジネスシーン別フレーズ集

様々なビジネスシーンで使える実用的なフレーズです。

アポイントメントの予約

I’d like to schedule a meeting with Mr. Johnson. （ジョンソン様とのミーティングを予約したいのですが）

Are you available next Wednesday at 2 PM? （来週水曜日の午後2時はご都合いかがですか？）

Would Thursday morning work for you? （木曜日の午前中はいかがですか？）

Let me check my schedule and get back to you. （スケジュールを確認して折り返しご連絡します）

注文・問い合わせ

I’m calling to place an order. （注文のお電話です）

I’d like to inquire about your products. （御社の製品について問い合わせたいのですが）

Could you send me more information about your services? （サービスについての詳細情報を送っていただけますか？）

I’d like to check on the status of my order. （注文の状況を確認したいのですが）

クレーム対応

I’m calling about a problem with my order. （注文に関する問題でお電話しています）

I’d like to speak to someone about a complaint. （苦情について話したいのですが）

I’m very sorry to hear that. Let me look into this for you. （それは申し訳ございません。調べさせていただきます）

We’ll do our best to resolve this issue as soon as possible. （できるだけ早く問題を解決するよう最善を尽くします）

電話を終える時の表現

電話を気持ちよく終えるための締めの言葉です。

基本的な終わり方

Thank you for calling. （お電話ありがとうございました）

Thanks for your time. （お時間をいただきありがとうございました）

I appreciate your help. （ご協力ありがとうございます）

Have a great day. （良い一日を）

フォローアップを約束する

I’ll send you an email with the details. （詳細をメールでお送りします）

I’ll get back to you by tomorrow. （明日までにご連絡します）

Please feel free to call me if you have any questions. （ご質問があればお気軽にお電話ください）

I’ll follow up with you next week. （来週フォローアップいたします）

電話対応のコツと心構え

スムーズな電話対応のためのポイントをご紹介します。

事前準備

メモとペンを用意 電話に出る前に、メモとペンを手元に準備しておきましょう。重要な情報を聞き逃さないために必須です。

よく使うフレーズをデスクに よく使う表現をメモにして、すぐ見える場所に貼っておくと安心です。

電話中のマナー

ゆっくり明確に話す 緊張して早口になりがちですが、ゆっくり明確に話すことを心がけましょう。

笑顔で話す 電話では表情が見えませんが、笑顔で話すと声のトーンが明るくなり、相手に好印象を与えます。

メモを取る 相手の名前、会社名、電話番号、用件は必ずメモを取りましょう。

聞き取れない時の対応

遠慮せず聞き返す 聞き取れないまま進めるより、確実に確認する方がビジネスでは重要です。

具体的に何が分からないか伝える 「もう一度」ではなく「お名前をもう一度」など、具体的に聞き返しましょう。

電話対応の実践練習法

英語での電話対応力を上げるための練習方法です。

シャドーイング

ビジネス英語の音声教材を聞きながら、同時に声に出して真似をする練習法です。電話特有のイントネーションやリズムが身につきます。

ロールプレイ

同僚や友人と電話のロールプレイをしましょう。実際に声を出して練習することで、本番での緊張が和らぎます。

録音して確認

自分の英語を録音して聞き直すことで、改善点が見つかります。発音やスピード、間の取り方をチェックしましょう。

定型文の暗記

よく使うフレーズは完全に暗記してしまいましょう。考えずに口から出るレベルまで練習すると、本番でスムーズに話せます。

まとめ：英語電話対応の成功の鍵

英語の電話対応を成功させるポイントは以下の5つです。

1. 基本フレーズを完璧にマスターする 最初の挨拶、取り次ぎ、聞き返しなど、基本パターンを確実に身につけましょう。
2. 聞き取れない時は遠慮なく確認する 分からないまま進めるより、確実に理解することがビジネスでは重要です。
3. 事前準備を怠らない メモとペン、よく使うフレーズ集を手元に置いて、いつでも対応できる準備をしておきましょう。
4. ゆっくり明確に話す 焦って早口になるより、ゆっくり丁寧に話す方が相手に伝わります。
5. 実践練習を重ねる ロールプレイやシャドーイングで練習を重ね、本番での自信をつけましょう。

英語の電話対応は、最初は誰でも緊張するものです。でも、基本的なパターンとフレーズを身につければ、必ず対応できるようになります。

この記事のフレーズを参考に、まずは基本から一つずつマスターしていってください。実践を重ねることで、自然と英語での電話対応に自信が持てるようになります。