ビジネスにおいて、アポイントメントの設定と変更は日常茶飯事です。英語での予定調整がスムーズにできると、仕事の効率が格段に向上し、相手からの印象も良くなります。今回は、英語でのアポイント取りから変更まで、プロフェッショナルに対応できる実用的なフレーズとテクニックをご紹介します。

アポイント設定の基本フレーズ

会議の提案をする時

• Would you be available for a meeting next week? – 来週、会議のお時間はありますか？
• Could we schedule a call to discuss this? – これについて話し合う電話会議を設定できますか？
• I’d like to set up a meeting to review the proposal – 提案を検討する会議を設定したいと思います
• Are you free for a brief discussion this Friday? – 今週金曜日、短時間の話し合いはいかがですか？

具体的な時間を提案する

• How about Tuesday at 2 PM? – 火曜日の午後2時はいかがですか？
• Would 10 AM on Wednesday work for you? – 水曜日の午前10時はご都合いかがですか？
• I’m available between 1 and 3 PM – 午後1時から3時の間でしたら空いています
• Could we meet sometime this week? – 今週のどこかでお会いできますか？

実際のアポ取り会話例

Initial appointment request:You: "Hi Sarah, I hope you're doing well. I'd like to discuss the Q3 marketing strategy with you. Would you have about an hour available next week?"Sarah: "Sure, I'd be happy to discuss that. What days work best for you?"You: "I'm flexible Tuesday through Thursday. How about Wednesday afternoon?"Sarah: "Wednesday afternoon works great. Shall we say 2 PM in Conference Room B?"You: "Perfect! I'll send you a calendar invite."

メールでのアポイント依頼

フォーマルなメール例

Subject: Meeting Request - Project Timeline DiscussionDear Mr. Johnson,I hope this email finds you well. I would like to schedule a meeting to discuss the project timeline and deliverables for the upcoming quarter.Would you be available for a 1-hour meeting sometime next week? I'm flexible with timing and can accommodate your schedule.Please let me know what days and times work best for you, and I'll send a calendar invitation accordingly.Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.Best regards,Lisa Chen

カジュアルなメール例

Subject: Quick Chat About Budget PlanningHi Mike,Hope you're having a good week! Could we grab 30 minutes sometime this week to go over the budget planning for next quarter?I'm free Tuesday after 2 PM, Wednesday morning, or Thursday afternoon. Let me know what works for you!Thanks,Alex

複数の候補時間を提示する

選択肢を提供する表現

• I have three time slots available – 3つの時間枠が空いています
• Here are a few options that work for me – 私に都合の良いいくつかの選択肢があります
• Would any of these times work for you? – これらの時間のうちどれかご都合いかがですか？
• Please let me know which option suits you best – どの選択肢が最適かお知らせください

具体的な候補提示

• Option 1: Monday at 10 AM, Option 2: Tuesday at 3 PM, Option 3: Wednesday at 11 AM – 選択肢1：月曜午前10時、選択肢2：火曜午後3時、選択肢3：水曜午前11時
• I could do either Thursday morning or Friday afternoon – 木曜午前か金曜午後のどちらかが可能です
• How about early next week or late this week? – 来週前半か今週後半はいかがですか？

会議の詳細を確認する

場所の確認

• Where would you like to meet? – どちらでお会いしましょうか？
• Should we meet in your office or mine? – あなたのオフィスか私のオフィス、どちらにしましょうか？
• Would a video call work instead? – ビデオ通話でも大丈夫ですか？
• Is the main conference room available? – メイン会議室は空いていますか？

参加者の確認

• Who else should be included in this meeting? – 他に誰をこの会議に含めるべきでしょうか？
• Should I invite the team leads as well? – チームリーダーも招待した方がよいでしょうか？
• Will this be just the two of us? – 私たち二人だけでしょうか？
• Do you need anyone else from your side? – あなたの側から他に誰か必要ですか？

議題の確認

• What specific topics should we cover? – どの具体的なトピックを扱うべきでしょうか？
• I’d like to discuss the budget and timeline – 予算とスケジュールについて話し合いたいと思います
• Should I prepare any materials beforehand? – 事前に何か資料を準備すべきでしょうか？
• How long do you think we’ll need? – どのくらい時間が必要だと思いますか？

アポイントの変更・延期

変更の必要性を伝える

• I need to reschedule our meeting – 会議の予定を変更する必要があります
• Something urgent has come up – 緊急事態が発生しました
• I’m afraid I can’t make our 2 PM meeting – 恐れ入りますが、午後2時の会議に参加できません
• Could we move our appointment to a different time? – アポイントを別の時間に移せますか？

理由を簡潔に説明

• I have a client emergency – クライアントの緊急事態があります
• A conflicting meeting was scheduled – 重複する会議が入りました
• I’m not feeling well today – 今日は体調が良くありません
• My flight was delayed – フライトが遅れました

代替案の提示

• Could we reschedule for tomorrow at the same time? – 明日の同じ時間に変更できますか？
• How about later this week? – 今週後半はいかがですか？
• Would next Monday work instead? – 代わりに来週月曜日はいかがですか？
• I’m available any time after 3 PM today – 今日の午後3時以降でしたらいつでも大丈夫です

緊急時の変更連絡

緊急変更のメール例

Subject: URGENT - Need to Reschedule Today's 2 PM MeetingHi David,I sincerely apologize for the short notice, but I need to reschedule our 2 PM meeting today due to an unexpected client emergency.Would it be possible to move this to tomorrow (Wednesday) at the same time? If that doesn't work, I'm also available Thursday morning or Friday afternoon.Again, I apologize for any inconvenience this may cause. Please let me know what works best for you.Best regards,Jennifer

電話での緊急変更

Phone conversation:You: "Hi Tom, this is Sarah. I'm really sorry to call last minute, but I need to reschedule our 11 AM meeting. There's been a family emergency."Tom: "Oh no, I hope everything is okay. Don't worry about the meeting."You: "Thank you for understanding. Could we possibly meet tomorrow afternoon instead?"Tom: "Absolutely. How about 2 PM tomorrow?"You: "That would be perfect. I'll update the calendar invite."

相手の都合を確認する表現

丁寧な確認

• Does this time still work for you? – この時間はまだご都合よろしいですか？
• I wanted to confirm our meeting tomorrow – 明日の会議を確認したいと思います
• Are we still on for 3 PM Friday? – 金曜日午後3時の予定はまだ有効ですか？
• Just checking if you’re still available – まだお時間があるか確認したいと思います

前日の確認

• Looking forward to our meeting tomorrow – 明日の会議を楽しみにしています
• See you tomorrow at 10 AM in Conference Room A – 明日午前10時に会議室A