【2026年版】もう怖くない！ビジネス英語メール―基本～頻出フレーズ

最近、仕事で英語のメールを使う機会が増えていませんか？グローバル化が進む中、英語でのコミュニケーションはますます重要になっています。

しかし、「英語でメールを書くのは少し苦手……」「失礼にあたらないだろうか？」と、不安に感じることもあるでしょう。
特に、日本語のビジネスメールとは異なるルールやニュアンスがあり、戸惑う場面もあるでしょう。

この記事では、英語のビジネスメールにこれから挑戦する方や、まだ慣れていない初級者・中級者の方に向けて、基本的な構成から、日本人が陥りやすい注意点、すぐに使える便利なフレーズ、そして具体的な例文まで、分かりやすく解説します。

この記事を読めば、自信を持って、プロフェッショナルな英語メールを作成できるようになるはずです。

なぜビジネス英語メールが重要なの？

ビジネスにおけるメールは、単なる連絡手段というだけではありません。
あなたの仕事への取組み・姿勢や、相手への敬意を伝える大切なコミュニケーションツールなのです。

特に海外の取引先や同僚とのやり取りでは、明確でわかりやすいメールが、
スムーズな業務の進行と良好な関係を築くためのカギとなります。

文化や言語が異なると、意図せずに誤解を生んでしまうこともあります。
だからこそ、英語のビジネスメールにおける基本的なルールとマナーをきちんと理解し、
適切に使いこなすことが大切です。

英語ビジネスメールの基本構成と注意点

まずは、英語のビジネスメールの基本的な「型」を一緒に確認しましょう。

一般的に、以下の6つの要素で構成されています。
注意すべき点と、日本のメールとの違いも見ていきましょう。

1. Subject Line (件名): 一目で内容が分かるように

   • 役割: メールの内容を瞬時に伝え、相手がメールを開くか、いつ対応するかを判断するための重要な部分です ³。多くのメールを受け取るビジネスパーソンにとって、分かりやすい件名は非常に重要です ¹⁴。
   • 書き方のコツ:
     • 具体的に、簡潔に: 「Meeting」や「Question」のような曖昧な件名は避け、「Meeting Request for Oct 15」（10月15日の会議依頼）や「Inquiry about Product XYZ」（製品XYZに関する問い合わせ）のように、内容が具体的に分かるキーワードを入れましょう ³。
     • キーワードは前に: 最も重要な情報を件名の最初の方に書くと、モバイル端末などで件名が途中で切れても内容が伝わりやすくなります。
     • 長すぎないように: 理想的には10語以内を目安に、要点をまとめましょう ¹¹。冠詞 (a, the) や不要な単語は省略しても構いません ³。
     • 大文字の使い方: 主要な単語の頭文字を大文字にする「タイトルケース (Title Case)」が一般的です (例: Request for Meeting Agenda) ¹⁰。ただし、前置詞や冠詞は小文字のままにします。件名全体を大文字にするのは避けましょう ¹²。
     • 緊急の場合: 緊急性が高い場合は、件名の冒頭に “[Urgent]” や “” などを付けることもありますが、多用は避けましょう 。
   • 日本との違い: 日本語メールでよく使われる【 】（隅付き括弧）を使った件名（例：【重要】）は、英語メールでは一般的ではありません 。代わりに、具体的なキーワードで内容を示します。

2. Salutation (宛名): 相手への敬意を込めて

   • 役割: 相手への敬意を示す最初のステップです。相手との関係性に合わせて適切な表現を選びます。
   • 書き方のコツ:
     • フォーマル (初めての相手、目上の人): “Dear Mr./Ms. [相手の姓],” が最も一般的で丁寧な表現です 。相手が女性の場合、既婚・未婚が不明または区別しない場合は “Ms.” を使うのが標準的です 。
     • セミフォーマル (面識のある相手、同僚): “Dear [相手の名],” や “Hi [相手の名],” が使われます 。相手がメールでよりカジュアルな挨拶を使っている場合は、それに合わせても良いでしょう 。
     • 相手が不明な場合: “Dear Sir or Madam,” や “To whom it may concern,” を使うこともありますが、可能であれば担当部署名（例: “Dear Sales Department,”）宛にする方が望ましいです 。
     • 複数宛: “Dear Mr. Smith and Ms. Jones,” のように “and” で繋ぎます。3名以上の場合は “Dear John, Maria, and Ken,” のようにカンマで繋ぎ、最後の名前の前に “and” を付けます 。社内一斉送信などでは “Dear Colleagues,” や “Hi Team,” も使われます 。
     • 句読点: 宛名の後にはカンマ “,” を付けるのが一般的です（特にイギリス英語圏やセミフォーマル）。よりフォーマルなアメリカ英語ではコロン “:” を使うこともあります 。迷った場合はカンマが無難でしょう。
   • 日本との違い: 英語では通常「敬称＋姓」または「名」のみで呼びかけます。「Dear Ms. Mary Smith」のようにフルネームを書くことは稀です 。日本語の「様」のように万能な敬称はなく、相手に合わせて Mr./Ms. などを選びます 。関係性ができれば、ファーストネームで呼び合うことが日本よりも一般的です 。

3. Opening (書き出し): 簡潔に本題へ

   • 役割: メールの導入部分。挨拶やメールの目的を簡潔に伝えます。
   • 書き方のコツ:
     • 簡潔に: 日本のメールのような時候の挨拶や「いつもお世話になっております」といった定型句は基本的に不要です 。すぐに本題に入るのが英語メールの基本です。
     • 初めての相手へ: 簡単な自己紹介（名前、会社名）とメールの目的を述べましょう。「My name is Taro Yamada from ABC Corporation. I am writing to inquire about…」のように始めると良いでしょう 。
     • 面識のある相手へ: 「Thank you for your email.」や「It was nice meeting you yesterday.」のように、前のやり取りに触れるか、簡単な挨拶「I hope this email finds you well.」（お元気のことと存じます）を入れることもあります（必須ではありません）。

   • 日本との違い: 時候の挨拶や「お世話になっております」は使いません 。自己紹介も、初めての相手でなければ省略されることが多いです。英語ではより直接的に本題に入ることが好まれます 。

4. Body (本文): 伝えたいことを分かりやすく具体的に

   • 役割: メールの中心部分。用件、詳細、理由などを具体的に伝えます。
   • 書き方のコツ:
     • 結論から: 最も伝えたいこと（結論や要点）を先に書き、その後に詳細や理由を説明するのが英語メールの基本です 。
     • 簡潔さと明瞭さ: 一文を短く、一つの段落も短めに（2～3文程度が目安）しましょう ³。一つのメールには一つの主要な話題に絞るのが理想的です。
     • 分かりやすい構成: 箇条書きや番号付きリストを活用すると、情報が整理され、格段に読みやすくなります 。
     • 依頼事項: 何をしてほしいのか、いつまでにしてほしいのかを具体的に、かつ丁寧に記述します 。「Could you please…?」や「I would appreciate it if you could…」のような丁寧な依頼表現を使いましょう 。
     • 読みやすさへの配慮: 段落間には一行空けるなど、適度なスペース（ホワイトスペース）を入れると読みやすくなります 。専門用語や略語の多用は避け、シンプルな単語や文法を心がけましょう 。全て大文字で書くのは避けましょう 。

   • 日本との違い: 日本語のように、背景説明から入って最後に結論を述べるのではなく、まず結論を提示します。依頼も、「～していただけると助かります」といった遠回しな表現より、「～してください」という意図を明確に（ただし丁寧に）伝えることが一般的です。改行は、文ごとではなく、話題や段落が変わるタイミングで行います 。

5. Closing (結び): 丁寧な締めくくりを

   • 役割: メールを締めくくる部分。結びの言葉と結語（サインオフ）で構成されます。
   • 書き方のコツ:
     • 結びの言葉: 本文の後、結語の前に添える短い一文。「Thank you for your time and consideration.」(お時間とご検討ありがとうございます)、「If you have any questions, please let me know.」(ご不明な点があればお知らせください)、「I look forward to hearing from you.」(ご連絡をお待ちしております) などがよく使われます。
     • 結語 (Sign-off): 関係性やフォーマル度に合わせて選びます。
       • フォーマル: “Sincerely,” (特に米)、“Yours sincerely,” (英、相手の名前を知っている場合) 。
       • 標準的: “Best regards,” “Kind regards,” “Regards,” が最も一般的で、どんな場面でも使いやすい選択肢です 。
       • カジュアル (社内など): “Best,” “Thanks,” “Cheers” (英) など 。
     • 結語の後にはカンマ “,” を付けます。

   • 日本との違い: 日本語の「よろしくお願いします」に相当する万能な表現はありません。状況に応じて、「Thank you for your cooperation.」(ご協力ありがとうございます)、「I look forward to working with you.」(一緒に働けることを楽しみにしています)、「Thank you in advance.」(（これからしてもらうことに対して）ありがとうございます) など、意図に合わせて使い分けましょう。

6. Signature (署名): 差出人情報を忘れずに

   • 役割: 差出人の情報を示します。
   • 記載する情報: 通常、以下の情報を記載します 。
     • 氏名 (Full Name)
     • 役職 (Job Title)
     • 部署名 (Department Name – 必要に応じて)
     • 会社名 (Company Name)
     • 電話番号 (Phone Number)
     • メールアドレス (Email Address)
     • 会社住所 (Company Address – 必要に応じて)
     • 会社のウェブサイトURL (Company Website URL – 必要に応じて)
   • 順番: 英語の署名では、一般的に「氏名」が最初に来て、次に「役職」「会社名」「連絡先」と続きます 。

   • 日本との違い: 日本の署名でよく見られる「会社名→部署名→役職名→氏名」とは順番が逆になることが多いです。

全体のトーン: 英語のビジネスメールでは、丁寧さ（Politeness）はもちろん重要ですが、それ以上に明確さ（Clarity）と簡潔さ（Conciseness）が重視される傾向にあります ⁴。過度なへりくだりや遠回しな表現は避け、プロフェッショナルでありながらも、要点をストレートに伝えることを心がけましょう。

注意したい英語メールのポイントと解決策

日本語と英語では、コミュニケーションのスタイルや文化的な背景が異なります。そのため、日本語の感覚で英語メールを書くと、不自然になったり、失礼にあたったりすることがあります。

ここでは、特に日本語話者が注意したいポイントと、その対策を見ていきましょう。

• ポイント1：直訳すると不自然に

  • 注意点: 日本語の丁寧表現や定型句をそのまま英語に訳すと、不自然になったり、意図が伝わらなかったりします。
    例えば、「突然のメールで失礼します」は、英語では特に謝る必要がなく、不自然に聞こえることがあります 。
    また、「よろしくお願いします」は非常に便利な日本語表現ですが、英語には一言でぴったり当てはまる表現がなく、状況に応じた言い換えが必要です 。
  • 解決策: 直訳を避け、その日本語表現が伝えたい「意図」や「機能」を考えて、それに合った自然な英語表現を学びましょう。
    例えば、「よろしくお願いします」は、依頼なら “Thank you in advance.” や “I would appreciate your help.”、協力をお願いするなら “Thank you for your cooperation.” など、文脈に合わせて表現を選びます 。便利なフレーズ集（後述）を活用するのも有効です。
    日本の定型挨拶「お疲れ様です」も英語にはないので、社内メールなら “Hi [名前],” などで始め、すぐに本題に入ります 。

• ポイント2：過剰な丁寧さ・謝罪に注意

  • 注意点: 日本語の敬語（特に謙譲語）や、頻繁に「すみません」と謝る文化の影響で、英語メールでも過度に丁寧すぎたり、謝罪が多すぎたりすることがあります。これは、自信がないように見えたり、かえって不誠実に聞こえたりする可能性があります 。
  • 解決策: 謝罪は、本当に間違いがあった場合や、相手に迷惑をかけた場合に限定しましょう 。
    依頼をする際は、謝る代わりに “Could you please…?” や “Would you mind…?” のような丁寧な依頼表現を使います。
    遅延などに対しては、「Sorry for the delay.」と謝罪するだけでなく、「Thank you for your patience.」（お待ちいただきありがとうございます）のように感謝で表現するのも良い方法です。英語圏のビジネス文化では、過度な謙遜よりも、自信と明確さが評価されることが多いです 。

• ポイント3：曖昧さ・遠回しな表現を避ける

  • 注意点: 日本語は文脈や「察し」に頼るコミュニケーションが多いため、英語メールでも依頼内容や意図を明確に書かず、曖昧になったり遠回しになったりしがちです。
    例えば、締め切りを明示しなかったり、「できればお願いします」のような表現を使ったりすると、相手は何をいつまでにすべきか分からず、対応が遅れる原因になります。
  • 解決策: 英語のビジネスメールでは、明確さ (Clarity) と具体性 (Specificity) が非常に重要です。
    メールの目的、相手にしてほしい行動、そして必要な場合は期限を、はっきりと、かつ丁寧に伝えましょう 。
    依頼文では、動詞を使って具体的に指示します。「～について検討いただけますでしょうか」ではなく、「Please review the attached document and provide your feedback by Friday.」（添付書類を確認し、金曜日までにフィードバックをお願いします）のように書きます。

• ポイント4：書式・名前の慣習の違いを理解する

  • 注意点: 宛名の敬称 (Mr./Ms.) の使い方、フルネームと姓の使い分け、大文字・小文字のルール、署名の順番など、英語独自のルールを知らずに書いてしまうことがあります。また、日本語の「様」や「さん」をそのまま英語メールで使ってしまうのも誤りです 。日本語の句読点「、」「。」や括弧「」を使うのも不適切です 。
  • 解決策: 英語の標準的な書式ルールに従いましょう。宛名はフォーマルなら “Mr./Ms. [姓],” 。親しい間柄ならファーストネーム 。英語の標準的な大文字ルールを守ること 。
    署名は「氏名、役職、会社名、連絡先」の順で 。
    句読点は英語のピリオド “.” やカンマ “,” を使います。相手のメールの書式を参考にしたり、オンライン上のテンプレートを確認したりするのも良い方法です。

これらのポイントを意識し、英語のコミュニケーションスタイルに合わせた書き方を心がけることで、よりスムーズでプロフェッショナルなメールが書けるようになります。

効果的な英語メール件名の書き方

メールの件名は、受信者が最初に目にする情報であり、メールを開封するかどうか、内容の重要度を判断する上で非常に重要です 。効果的な件名を作成するためのポイントを押さえましょう。

• 具体的かつ明確に (Be Specific & Clear):

  • メールの内容を示すキーワードを含めましょう。「Meeting」や「Question」のような漠然とした件名は避け、「Sales Report Q3 2024 Attached」（2024年第3四半期セールスレポート添付）や「Request for Time Off – Oct 20-21」（休暇申請 – 10月20-21日）のように具体的に書きます 。

• 簡潔に (Be Concise):

  • 重要な情報を5～10語程度にまとめるのが理想です。特にモバイル端末では長い件名は途中で切れてしまう可能性があります 。標準的な略語（例: Re:, Fwd:）は適切に使用しても構いません。

• 目的・アクションを示す (Indicate Action/Purpose):

  • メールの意図がわかる動詞や名詞を使いましょう。
  • 例: “Action Required: Approve Budget Proposal”（要対応：予算案の承認依頼）、”Information: Updated Project Timeline”（情報：更新されたプロジェクトタイムライン）、”Meeting Confirmation: Project Kick-off Oct 10″（会議確認：プロジェクトキックオフ10月10日）、”Feedback Needed: Draft Report Review”（フィードバック依頼：レポート草案レビュー）。

• 識別子を含める (Include Identifiers):

  • 請求書番号、注文番号、プロジェクト名、日付、担当者名などを入れると、文脈が分かりやすくなり、後で検索する際にも役立ちます。
  • 例: “Invoice #INV-12345 due Nov 15″（請求書番号INV-12345、11月15日支払期限）、”Follow up: Meeting with John Smith on Oct 5″（フォローアップ：10月5日のジョン・スミス氏との会議）、”Application for Marketing Manager – Taro Yamada”（マーケティングマネージャー応募 – 山田太郎）。

• 緊急性が高い場合 (Urgency Markers):

  • 本当に緊急性が高い場合に限り、“[Urgent]”、”[Important]”、””（本日終業時までに要返信）などを件名の冒頭に付けます 。多用すると効果が薄れるので注意が必要です。件名全体を大文字にするのは避けましょう 。

件名はメール本文の内容を正確に反映するように心がけましょう。これらのポイントを押さえることで、相手に内容を的確に伝え、スムーズな対応を促すことができます。

コピペで使える！
ビジネス英語メール フレーズ集（初級・中級者向け）

ここでは、英語のビジネスメールでよく使われる、シンプルで丁寧なフレーズを機能別にまとめました。初級者・中級者の方が、実際のメール作成ですぐに活用できる表現を選んでいます。状況に合わせて少し調整して使ってみてください。

実践！ビジネス英語メール例文

これまでに学んだ構成やフレーズを使って、具体的なメールの例文を見てみましょう。ポイントとなる箇所に簡単な注釈を付けています。

例文1：サービスに関する問い合わせ (Inquiry about a Service)

件名: Inquiry about Website Design Services

本文:

Dear Sales Team, (担当者が不明な場合の宛名)

My name is Taro Yamada from ABC Corporation. I am writing to inquire about the website design services offered on your website. (自己紹介とメールの目的を明確に)

We are looking to redesign our company website and are interested in learning more about your packages and pricing. Could you please provide us with a brochure or a link to more detailed information? (具体的な状況説明と依頼) Specifically, we are interested in e-commerce integration and mobile responsiveness. (関心のある点を具体的に)

Thank you for your time. I look forward to hearing from you soon. (結びの言葉と返信への期待)

Best regards, (標準的な結語)

Taro Yamada

Marketing Manager

ABC Corporation

(署名)

例文2：同僚への情報提供依頼 (Requesting Information from a Colleague)

件名: Request: Sales Data for Q4 Report – Deadline Friday EOD (件名で内容と期限を示す)

本文:

Hi Kenji, (親しい同僚へのカジュアルな宛名)

Hope you’re having a good week. (簡単な挨拶、必須ではない)

Could you please send me the sales figures for the Osaka branch for Q4 (October-December)? I need them for the quarterly report. (簡潔かつ直接的な依頼)

Please send the data by the end of the day on Friday. (明確な期限の指定)

Let me know if you have any questions. (結びの言葉)

Thanks, (カジュアルな結語)

Yumi (署名は名前だけでも可)

例文3：会議後のフォローアップ（社外向け）(Follow-up After Meeting – External)

件名: Following up on our meeting today (Oct 26) (会議の日付を入れると分かりやすい)

本文:

Dear Ms. Davis, (フォーマルな宛名)

It was a pleasure meeting you today to discuss the potential partnership. Thank you for your time. (会議へのお礼と書き出し)

As discussed, I have attached the detailed proposal for the joint marketing campaign. We believe this collaboration could significantly benefit both our companies. (議論した内容の確認と、取ったアクション（添付）) Please review the proposal at your convenience.

I would be happy to schedule a follow-up call next week to answer any questions you may have. Please let me know what time works best for you. (次のステップの提案と相手への依頼)

Thank you again for your consideration. (結びの言葉)

Sincerely, (フォーマルな結語)

これらの例文はあくまで一例です。実際の状況に合わせて、件名や本文の内容、丁寧さの度合いなどを調整してください。

ビジネスメールでよくある間違い20選

英語のビジネスメールでは、日本人がよくやってしまう間違いがあります。相手に失礼な印象を与えないよう、以下の点に注意しましょう。

件名に関する間違い

❌ 間違い1：件名が曖昧すぎる “Hello” “Question” “Important” → 何についてのメールか分からない

⭕ 正しい例： “Meeting Request – Q2 Budget Review” “Question about Project Timeline” “Action Required: Contract Review by Friday”

❌ 間違い2：件名に RE: を自分でつける 返信以外で “RE: Meeting” と書く → REは返信時に自動でつくもの

⭕ 正しい例： “Follow-up: Yesterday’s Meeting” “Regarding Our Meeting Discussion”

宛名に関する間違い

❌ 間違い3：Dear を使いすぎる 初めてのカジュアルなメールで “Dear Mr. Smith” → フォーマルすぎて距離感がある

⭕ 正しい例： “Hi John,” （同僚・既知の相手） “Hello Mr. Smith,” （初めての相手でややカジュアル） “Dear Mr. Smith,” （非常にフォーマルな場面のみ）

❌ 間違い4：Mr./Ms. の使い分けが分からない “Dear Mr. Sarah” （女性にMr.） “Dear Ms. John” （男性にMs.）

⭕ 正しい例： 性別が不明な場合： “Dear Taylor Johnson,” （フルネーム） “Hello,” （宛名なし） “Dear Hiring Manager,” （役職）

本文の書き出しに関する間違い

❌ 間違い5：いきなり用件を書く “Please send me the document.” → 挨拶なしで命令形は失礼

⭕ 正しい例： “I hope this email finds you well. Could you please send me the document when you have a chance?”

❌ 間違い6：I hope you are fine. を使う → 病気からの回復を気遣う表現で不自然

⭕ 正しい例： “I hope this email finds you well.” “I hope you’re doing well.” “I hope you had a great weekend.”

依頼表現に関する間違い

❌ 間違い7：Please を使いすぎる “Please please send me the file please.” → Pleaseの多用は逆に失礼

⭕ 正しい例： “Could you please send me the file when you have a moment?” “I’d appreciate it if you could send me the file.”

❌ 間違い8：Can you…? を使う “Can you send this by tomorrow?” → カジュアルすぎる、能力を問う表現

⭕ 正しい例： “Could you send this by tomorrow?” “Would you be able to send this by tomorrow?” “I would appreciate it if you could send this by tomorrow.”

❌ 間違い9：I want you to… を使う “I want you to check this document.” → 命令的で失礼

⭕ 正しい例： “Could you please check this document?” “I’d appreciate it if you could review this document.” “Would you mind checking this document?”

返信・確認に関する間違い

❌ 間違い10：OK / I got it だけで返信 “OK” “I got it” → ビジネスでは簡潔すぎて失礼

⭕ 正しい例： “Thank you for the update. I’ve noted the changes.” “Understood. I’ll proceed accordingly.” “Perfect. I’ll get started on this right away.”

❌ 間違い11：I understand を「了解」の意味で使う “I understand.”だけ → 「理解しました」という意味で、行動を伴わない

⭕ 正しい例： “Understood. I’ll take care of it.” “Got it. I’ll follow up on this.” “Noted. I’ll proceed as discussed.”

添付ファイルに関する間違い

❌ 間違い12：Attach を名詞として使う “Please check the attach.” → attachは動詞、名詞はattachment

⭕ 正しい例： “Please check the attached file.” “Please see the attachment.” “I’ve attached the document for your review.”

❌ 間違い13：添付を忘れた時の言い訳 “Sorry, I forgot to attach.” → 言い訳に聞こえる

⭕ 正しい例： “Apologies – I’ve now attached the file.” “My apologies for the oversight. The file is attached.” “Sorry about that. Please find the attachment below.”

締めの言葉に関する間違い

❌ 間違い14：Thank you for your cooperation を使いすぎる → やや上から目線に聞こえることがある

⭕ 正しい例： “Thank you for your assistance.” “I appreciate your help with this.” “Thanks for your support.”

❌ 間違い15：Best regards, の後にピリオド “Best regards.” → カンマが正しい

⭕ 正しい例： “Best regards,” “Kind regards,” “Sincerely,”

時制に関する間違い

❌ 間違い16：I will appreciate を使う “I will appreciate if you could help.” → 未来形は不自然

⭕ 正しい例： “I would appreciate it if you could help.” “I’d be grateful if you could assist.”

❌ 間違い17：過去の添付を現在形で言う “I attach the file yesterday.” → 時制が不一致

⭕ 正しい例： “I attached the file yesterday.” “I’ve attached the file as discussed.”

文化的な間違い

❌ 間違い18：謝りすぎる “I’m so sorry to bother you. I’m really sorry but…” → 過度な謝罪は弱い印象

⭕ 正しい例： “I hope I’m not interrupting, but…” “When you have a moment, could you…”

❌ 間違い19：曖昧な表現を使いすぎる “I think maybe we should possibly consider…” → 自信がなさそうに見える

⭕ 正しい例： “I suggest we consider…” “I recommend…” “It would be beneficial to…”

❌ 間違い20：感嘆符を使いすぎる “Thank you so much!!!” “That’s great!!!” → ビジネスでは不適切

⭕ 正しい例： “Thank you very much.” “That’s excellent news.” “I appreciate your prompt response.”

業種別ビジネスメール例文集

IT・エンジニア向けメール

システム障害の報告

Subject: System Outage – [Service Name] – [Date/Time]

Dear Team,

I’m writing to inform you of a system outage affecting [service/system name].

Incident Details:

• Start time: [Time] on [Date]
• Affected systems: [List]
• Current status: [Under investigation/Being resolved]

Impact: Users are currently unable to [describe impact].

Next Steps: Our team is actively working to resolve the issue. We will provide updates every [timeframe] until the system is fully restored.

We apologize for any inconvenience this may cause and appreciate your patience.

Best regards, [Your name]

【和訳】 件名：システム障害 – [サービス名] – [日付/時刻]

チームの皆様

[サービス/システム名]に影響を与えるシステム障害についてお知らせいたします。

インシデント詳細：

• 開始時刻：[日付] [時刻]
• 影響を受けたシステム：[リスト]
• 現在の状況：[調査中/解決中]

影響： ユーザーは現在[影響の説明]ができない状態です。

次のステップ： チームが積極的に問題解決に取り組んでいます。システムが完全に復旧するまで、[時間枠]ごとに更新情報を提供します。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。ご理解とご協力をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。 [あなたの名前]

プロジェクト進捗報告

Subject: Weekly Update – [Project Name] – Week of [Date]

Hi [Name],

Here’s our weekly progress update for [Project Name]:

Completed This Week:

• [Task 1]
• [Task 2]
• [Task 3]

In Progress:

• [Task A] – Expected completion: [Date]
• [Task B] – Blocked by [issue], working on resolution

Next Week’s Priorities:

• [Priority 1]
• [Priority 2]

Risks/Issues: [Any concerns or blockers]

Let me know if you have any questions or need additional details.

Best, [Your name]

【和訳】 件名：週次報告 – [プロジェクト名] – [日付]の週

[名前]さん

[プロジェクト名]の週次進捗報告です：

今週完了：

• [タスク1]
• [タスク2]
• [タスク3]

進行中：

• [タスクA] – 完了予定：[日付]
• [タスクB] – [課題]によりブロック中、解決に取り組み中

来週の優先事項：

• [優先事項1]
• [優先事項2]

リスク/課題： [懸念事項やブロッカー]

ご質問や追加の詳細が必要でしたらお知らせください。

よろしくお願いします。 [あなたの名前]

営業向けメール

新規顧客へのアプローチ

Subject: Introduction – [Your Company] Solutions for [Their Industry]

Dear [Name],

I hope this email finds you well.

My name is [Your name], and I’m reaching out from [Your Company]. We specialize in [your service/product], and I noticed that [Their Company] is [relevant observation about their business].

I believe our [solution] could help you [specific benefit]:

• [Benefit 1]
• [Benefit 2]
• [Benefit 3]

Would you be open to a brief 15-minute call next week to discuss how we might support [Their Company]’s goals?

I’m available [specific times/days]. Please let me know what works best for your schedule.

Looking forward to connecting.

Best regards, [Your name] [Title] [Contact information]

【和訳】 件名：ご紹介 – [貴社の業界]向け[御社]ソリューション

[名前]様

お世話になります。

私は[御社]の[あなたの名前]と申します。弊社は[サービス/製品]を専門としており、[相手の会社]が[ビジネスに関する関連観察]されていることに気づきました。

弊社の[ソリューション]が[具体的なメリット]のお役に立てると考えております：

• [メリット1]
• [メリット2]
• [メリット3]

来週、15分程度のお電話で[相手の会社]の目標をどのようにサポートできるかご相談させていただけますでしょうか？

[具体的な時間/曜日]に対応可能です。ご都合の良い日時をお知らせください。

ご連絡をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。 [あなたの名前] [役職] [連絡先情報]

フォローアップメール

Subject: Following Up – [Product/Service] Discussion

Hi [Name],

I wanted to follow up on our conversation from [date] regarding [topic].

As discussed, I’ve attached [relevant materials/proposal] for your review. The key points we covered were:

• [Point 1]
• [Point 2]
• [Point 3]

Based on your feedback, I believe [specific next step] would be the best way forward.

Are you available for a quick call this week to discuss next steps? I’m flexible and happy to work around your schedule.

Thanks again for your time, and I look forward to hearing from you.

Best, [Your name]

【和訳】 件名：フォローアップ – [製品/サービス]についてのご相談

[名前]さん

[日付]の[トピック]に関するお話のフォローアップです。

お話しした通り、ご確認いただくために[関連資料/提案書]を添付いたしました。カバーした主要ポイントは：

• [ポイント1]
• [ポイント2]
• [ポイント3]

ご意見を踏まえ、[具体的な次のステップ]が最良の進め方だと考えております。

今週、次のステップについて簡単なお電話でお話しできますでしょうか？ご都合に合わせて柔軟に対応いたします。

お時間をいただきありがとうございました。ご連絡をお待ちしております。

よろしくお願いします。 [あなたの名前]

経理・財務向けメール

請求書送付

Subject: Invoice #[Number] – [Company Name] – Due [Date]

Dear [Name],

Please find attached Invoice #[Number] for [services/products provided] during [time period].

Invoice Details:

• Invoice Number: [Number]
• Invoice Date: [Date]
• Due Date: [Date]
• Amount: [Currency] [Amount]

Payment Instructions: [Bank details or payment link]

Please confirm receipt of this invoice at your earliest convenience. If you have any questions or require additional information, feel free to reach out.

Thank you for your business.

Best regards, [Your name] [Title] [Company]

【和訳】 件名：請求書 #[番号] – [会社名] – 支払期限 [日付]

[名前]様

[期間]中の[提供したサービス/製品]に関する請求書 #[番号]を添付いたしました。

請求書詳細：

• 請求書番号：[番号]
• 請求書日付：[日付]
• 支払期限：[日付]
• 金額：[通貨] [金額]

お支払い方法： [銀行詳細または支払いリンク]

この請求書の受領確認をできるだけ早くお知らせください。ご質問や追加情報が必要な場合は、お気軽にご連絡ください。

お取引ありがとうございます。

よろしくお願いいたします。 [あなたの名前] [役職] [会社]

支払い遅延の催促

Subject: Payment Reminder – Invoice #[Number]

Dear [Name],

I hope this email finds you well.

I’m writing to follow up on Invoice #[Number], dated [Date], which was due on [Due Date]. According to our records, payment has not yet been received.

Invoice Details:

• Amount: [Currency] [Amount]
• Due Date: [Date]
• Days Overdue: [Number]

If payment has already been sent, please disregard this message and accept our thanks. If not, we would appreciate settlement at your earliest convenience.

Should there be any issues or questions regarding this invoice, please don’t hesitate to contact me directly.

Thank you for your attention to this matter.

Best regards, [Your name]

【和訳】 件名：お支払いのリマインダー – 請求書 #[番号]

[名前]様

お世話になっております。

[日付]付けの請求書 #[番号]について、フォローアップのご連絡です。[支払期限日]が期限でしたが、弊社の記録によりますと、まだお支払いを確認できておりません。

請求書詳細：

• 金額：[通貨] [金額]
• 支払期限：[日付]
• 延滞日数：[日数]

既にお支払いいただいている場合は、このメッセージは無視していただき、ご対応ありがとうございます。まだの場合は、できるだけ早くご清算いただけますと幸いです。

この請求書に関して何か問題やご質問がございましたら、直接ご連絡ください。

ご対応いただきありがとうございます。

よろしくお願いいたします。 [あなたの名前]

人事・採用向けメール

面接日程調整

Subject: Interview Invitation – [Position] at [Company]

Dear [Candidate Name],

Thank you for your interest in the [Position] role at [Company].

We were impressed with your application and would like to invite you for an interview to discuss the opportunity further.

Interview Details:

• Date: [Options – Date 1, Date 2, Date 3]
• Time: [Time options]
• Duration: Approximately [duration]
• Format: [In-person/Virtual via Zoom]
• Interviewers: [Names and titles]

Please let me know which date and time work best for you, and I’ll send a calendar invitation with all the details.

If you have any questions before the interview, feel free to reach out.

We look forward to speaking with you!

Best regards, [Your name] [Title] [HR Department]

【和訳】 件名：面接のご案内 – [会社]の[ポジション]

[候補者名]様

[会社]の[ポジション]にご関心をお寄せいただきありがとうございます。

ご応募内容に感銘を受け、この機会についてさらに詳しくお話しするため、面接にご招待したく存じます。

面接詳細：

• 日程：[オプション – 日付1、日付2、日付3]
• 時間：[時間オプション]
• 所要時間：約[時間]
• 形式：[対面/Zoom経由のオンライン]
• 面接官：[氏名と役職]

ご都合の良い日時をお知らせいただければ、詳細を記載したカレンダー招待をお送りいたします。

面接前にご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

お話しできることを楽しみにしております！

よろしくお願いいたします。 [あなたの名前] [役職] [人事部]

メールの件名パターン集

効果的な件名は開封率を大きく左右します。目的別の件名パターンをご紹介します。

依頼・お願い系

“Request: [具体的な内容]” 例：”Request: Meeting on Q2 Budget”

“Action Required: [期限] – [内容]” 例：”Action Required: Contract Review by Friday”

“Quick Question about [トピック]” 例：”Quick Question about Project Timeline”

情報共有系

“Update: [トピック]” 例：”Update: Project Status – Week of May 10″

“FYI: [内容]” 例：”FYI: Office Closure on May 15″

“[トピック] – Please Review” 例：”Q2 Sales Report – Please Review”

緊急・重要系

“URGENT: [内容]” 例：”URGENT: Server Maintenance Tonight”

“Time-Sensitive: [内容]” 例：”Time-Sensitive: Proposal Deadline Extended”

“Important: [内容]” 例：”Important: Policy Change Effective June 1″

会議・ミーティング系

“Meeting Request: [トピック] – [希望日時]” 例：”Meeting Request: Budget Discussion – May 12″

“Invitation: [イベント名] on [日付]” 例：”Invitation: Team Building Event on May 20″

“Confirming: [会議名] on [日付]” 例：”Confirming: Client Meeting on May 15 at 2pm”

フォローアップ系

“Following Up: [トピック]” 例：”Following Up: Our Discussion on Marketing Strategy”

“Re: [元の件名]” 例：”Re: Proposal Submission”

“Checking In: [トピック]” 例：”Checking In: Website Redesign Progress”

感謝・お礼系

“Thank You: [具体的な内容]” 例：”Thank You: Great Presentation Today”

“Appreciation: [内容]” 例：”Appreciation: Your Support on the Project”

まとめ：自信を持って英語メールを送りましょう！

ビジネス英語メールの書き方について、基本構成から注意点、便利なフレーズ、例文まで解説してきました。最後に、重要なポイントをもう一度確認しましょう。

• 基本構成を守る: 件名、宛名、書き出し、本文、結び、署名の流れを意識します。
• 明確・簡潔に: 結論を先に述べ、シンプルで分かりやすい言葉を選びます。
• 直接的かつ丁寧に: 曖昧な表現や過剰なへりくだりは避け、依頼や目的ははっきりと伝えます。ただし、丁寧な言葉遣いを忘れないようにしましょう。
• 日本との違いを理解する: 直訳や日本語の定型表現（時候の挨拶、お疲れ様です、よろしくお願いしますの直訳など）は避けます。
• 件名を工夫する: 内容が一目でわかる、具体的な件名を心がけます。
• フレーズ集を活用する: 定型表現をストックしておくと、メール作成が効率的になります。

英語のビジネスメールは、決して難しいものではありません。最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、基本を押さえて練習を重ねれば、必ず上達します。完璧を目指すあまり考え込むよりも、まずはシンプルでも良いので、明確に意図が伝わるメールを書くことを目標にしましょう。

自信を持って、英語メールを活用しましょう！